Desi companiile sunt constiente ca standardele si certificarea ISO le pot aduce beneficii, ele au nevoie de motivatie pentru a se decide sa inceapa un demers de certificare ISO. De exemplu, sectoarele de productie adopta standardul ISO 9001 in special din 3 motive: valoarea standardului, avantajele legate de vanzari si de marketing si cerintele la care trebuie sa raspunda compania lor.
Este cunoscut faptul ca standardele ISO in general si in cazul de fata ISO 9001 simplifica si imbunatatesc procesele de afaceri, reduc pierderile si costurile. Dar ele ajuta si la diferentierea de concurenta – producatorii care ofera aceleasi produse, servicii si preturi folosesc certificarea ISO drept un avantaj. Un alt motiv pentru obtinerea certificarii ISO poate fi si faptul ca unele companii certificate isi obliga furnizorii sa se certifice si ei.
Cu toate acestea, numai certificatul ISO, desi atractiv, nu imbunatateste procesele de afaceri ale companiei, ceea ce trebuie sa reprezinte in primul rand scopul obtinerii lui. Cheia este implementarea efectiva a standardului ISO, si nu documentatia in sine, iar un rol hotarator il joaca implicarea conducerii companiei in toate procesele. Standardele ISO ajuta la economisirea de timp si bani, dar si la imbunatatirea amprentei ecologice a companiilor.
Firmele care doresc sa se certifice ISO trebuie sa isi aleaga un standard care sa reprezinte sectorul lor de activitate si sa isi documenteze procesele conform indrumarilor pe care le vor descoperi intr-o copie a respectivului standard ISO. Optiuni care pot fi luate in calcul sunt a discuta cu reprezentanti ai unor companii deja certificate ISO sau a angaja un consultant ISO care va colabora indeaproape cu compania pentru atingerea tuturor obiectivelor legate de implementarea si certificarea ISO.
Urmatorul pas este alegerea unui organism de certificare in functie de reputatie, credibilitate, costuri, distanta si alti factori. Potrivit Web Cert Consult srl, rolul organismului de certificare ISO este de a efectua un audit preliminar pentru a descoperi neconformitatile si abaterile fata de standardul ISO si, dupa o perioada in care compania va lua masuri corective, de a realiza auditul final de certificare. Daca o companie obtine certificarea ISO, ea va mai fi vizitata periodic de acesti auditori care vor supraveghea mentinerea conformitatii cu standardul ISO si imbunatatirile inregistrate de companie.
Certificarea ISO este un proces destul de laborios si de costisitor care implica atat un angajament ferm din partea conducerii si a angajatilor dar si resurse dedicate in mod special, care pot include utilizarea serviciilor de consultanta ISO. Procesul de certificare ISO poate dura de la cateva luni pana la cativa ani, in functie de resursele alocate in aceasta directie si de marimea organizatiei.
Exista o serie de obstacole care se pot ivi in calea certificarii ISO si care trebuie depasite pe parcurs. Expertii sunt de parere ca cea mai importanta componenta a imbunatatirilor aduse de certificarea ISO ar trebui sa rezide in schimbarea atitudinii companiei; procesele de afaceri sunt importante, insa imbunatatirea lor nu poate avea loc fara o schimbare in cultura companiei. Un alt obstacol in calea certificarii ISO este o anumita rezistenta tacuta la schimbare – oamenii nu doresc sa actioneze altfel decat cum au fost obisnuiti s-o faca; aceasta opozitie poate fi remediata prin programele de formare si de sensibilizare, care vor ajuta la implicarea efectiva a angajatilor in procesul de certificare ISO.
